Un portail qui relance et collecte les pièces comptables automatiquement, pour que vos collaborateurs arrêtent de courir après les documents chaque mois.
En bref
Une web app sur mesure pour un cabinet d'expertise comptable centralise la collecte de pièces justificatives, les relances automatiques aux clients et le suivi d'avancement des dossiers dans un portail sécurisé. Elle remplace les échanges par e-mail dispersés et les tableurs de suivi, avec un MVP livrable en 15 jours dès 5 000 € HT.
Le vrai problème
Relances par e-mail, pièces envoyées en pièce jointe dans le désordre, factures manquantes découvertes en fin de mois : la collecte de documents reste l'une des tâches les plus chronophages et les moins valorisantes d'un cabinet.
Sans portail dédié, le client relance par téléphone pour savoir où en est son dossier, ce qui interrompt vos collaborateurs sur des questions qu'un tableau de bord pourrait résoudre seul.
Les solutions de gestion électronique de documents du marché imposent leur propre organisation de dossiers et facturent par utilisateur, sans s'adapter à votre méthode de classement ni à votre calendrier fiscal.
Section 01
Chaque client dispose d'un accès sécurisé où il dépose ses pièces justificatives selon une liste que vous définissez par dossier et par échéance. L'application envoie automatiquement des relances aux clients qui n'ont pas encore déposé leurs documents, sans intervention de vos collaborateurs.
Vous conservez une vue d'ensemble par collaborateur, par client ou par échéance, ce qui permet d'identifier en un coup d'œil les dossiers à risque de retard bien avant la date limite de dépôt.
Section 02
Le client voit l'état de son dossier directement sur le portail : pièces reçues, en attente, dossier en traitement ou clôturé. Cette transparence réduit fortement les appels de suivi qui interrompent vos équipes sur des questions à faible valeur ajoutée.
Un espace de messagerie interne au portail permet d'échanger sur un point précis d'un dossier sans repartir dans une chaîne d'e-mails difficile à retrouver plusieurs mois plus tard.
Section 03
Les documents comptables et fiscaux sont sensibles : l'hébergement se fait en Europe, avec chiffrement des fichiers et accès strictement limité aux personnes autorisées sur chaque dossier, collaborateur comme client.
Contrairement à un partage par e-mail ou par lien générique, chaque accès est journalisé, ce qui facilite une preuve de dépôt en cas de litige sur une échéance fiscale ou sociale.
Section 04
Nous démarrons avec un périmètre restreint, en général la collecte et les relances pour un type de dossier (TVA mensuelle, bilan annuel), livré en 15 jours. Les autres flux du cabinet s'ajoutent ensuite selon vos priorités et le retour de vos collaborateurs.
Cette approche progressive limite le risque de désorganisation en pleine période fiscale et permet d'ajuster l'outil aux habitudes réelles de vos équipes avant un déploiement plus large.
Studio Datafuse · Paris
Parlez-nous de votre process de collecte actuel : nous cadrons un portail livrable en 15 jours pour 5 000 € HT.
Questions fréquentes
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