Vacations, rondes et mains courantes centralisées dans un seul outil, avec un planning qui tient compte des habilitations réelles de chaque agent.
En bref
Une web app sur mesure pour une société de sécurité privée relie le planning de vacations, le suivi des rondes, la main courante numérique et la facturation client dans un seul outil. Elle remplace le tableur de planning et le carnet papier de main courante, avec un code qui appartient à l'entreprise.
Le vrai problème
Sans contrôle automatique, un agent peut être planifié sur un site alors que sa carte professionnelle ou une habilitation spécifique est expirée, ce qui expose l'entreprise en cas de contrôle.
En cas d'incident, retrouver l'historique des événements sur un site précis demande de contacter l'agent ou de fouiller un cahier physique, ce qui retarde le traitement des demandes clients ou des enquêtes internes.
Les écarts entre les heures planifiées et les heures réellement pointées sur site sont rarement croisés systématiquement, ce qui peut entraîner une sous-facturation ou des contestations client difficiles à trancher.
Section 01
La planification en sécurité privée doit tenir compte de contraintes réglementaires précises : carte professionnelle valide, habilitations spécifiques selon le type de site (SSIAP, événementiel, télésurveillance), et repos réglementaires entre vacations. Un tableur classique ne bloque pas automatiquement une affectation non conforme.
Une application sur mesure intègre ces règles directement dans le moteur de planification : un agent dont l'habilitation est expirée ou qui ne respecte pas le repos minimal n'est simplement pas proposé pour une vacation donnée, ce qui réduit le risque de non-conformité découvert lors d'un contrôle.
Section 02
Chaque agent peut saisir les événements de sa vacation depuis son téléphone, avec photo à l'appui si nécessaire, directement rattachés au site et à l'horodatage réel. Cette main courante numérique remplace le cahier papier tout en conservant la même simplicité d'usage pour l'agent sur le terrain.
Le responsable d'exploitation et le client final, si un accès lui est ouvert, consultent la main courante en temps réel plutôt que d'attendre un rapport de fin de mission, ce qui accélère le traitement des demandes et rassure sur la qualité de la prestation.
Section 03
Le pointage des agents sur site, via badge, QR code ou géolocalisation selon vos contraintes contractuelles, alimente directement le calcul des heures facturables par client et par site, avec un écart visible immédiatement si les heures pointées diffèrent des heures planifiées.
Cette traçabilité limite les contestations client sur la facturation, puisque chaque heure facturée peut être justifiée par un pointage réel horodaté, plutôt que par une simple déclaration a posteriori du responsable d'exploitation.
Section 04
Le secteur de la sécurité privée impose des contraintes réglementaires nombreuses et évolutives ; l'application est conçue pour que ces règles soient centralisées et modifiables sans redévelopper l'ensemble de l'outil à chaque évolution de la réglementation.
Le développement se fait par sprints de deux semaines, avec un premier périmètre centré sur le planning et la main courante, puis des ajouts progressifs comme la facturation automatisée ou le portail client de suivi des sites.
Studio Datafuse · Paris
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